Executive Assistant (m/w/d), API Manufacturing

Work Schedule

Environmental Conditions

Job Description

Bei Thermo Fisher Scientific erwartet Sie eine sinnvolle Arbeit, die weltweit einen positiven Einfluss hat. Werden Sie Teil unseres Teams und teilen Sie unsere Mission, die es unseren Kunden ermöglicht, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen. Wir ermöglichen unseren globalen Teams ihre individuellen Karriereziele zu erreichen und gleichzeitig einen Beitrag zu leisten, die Wissenschaft einen Schritt weiter zu bringen, indem wir Lösungen für einige der größten Herausforderungen der Welt entwickeln, wie z. B. den Schutz der Umwelt, die Sicherheit unserer Lebensmittel oder die Suche nach Heilmitteln für Krebs.

In dieser Schlüsselposition agieren Sie als vertrauensvolle Ansprechperson und organisatorische Drehscheibe. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäfts, koordinieren komplexe organisatorische Prozesse und unterstützen den General Manager bei strategischen Themen auf höchstem professionellem Niveau.

Ihre Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des Vice President & General Managers im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliche Steuerung eines komplexen Termin- und Kalendermanagements sowie Priorisierung von Anfragen
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Reisebuchung, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Management Reviews und Präsentationen
• Erstellung und Aufbereitung von Reports, Statistiken, Präsentationen und Managementunterlagen
• Verantwortung für die interne Standortkommunikation, einschließlich Ankündigungen, Newsletter, digitaler Informationsanzeigen und Aktualisierungen im Intranet.
• Organisation von internen Veranstaltungen, Leadership Meetings und Management-Events
• Koordination bereichsübergreifender Projekte sowie Unterstützung von Operational-Excellence-Initiativen
• Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern sowie Betreuung von internationalen Gästen, Kunden und Behörden   
• Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben wie Bestellwesen, Dokumentenmanagement und Büroorganisation

Ihre Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, idealerweise in einem internationalen Pharma-, oder Industrieunternehmen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, lösungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und ein exzellentes Prioritätenmanagement
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Integrität
• Sicheres Auftreten auf Managementebene sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute IT-Kenntnisse in MS Office, Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohe interkulturelle Kompetenz und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Unsere Mission ist es, unsere Kunden dabei zu unterstützen, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen. Sehen Sie sich an, wie unsere Kollegen 5 Gründe für eine Zusammenarbeit mit uns beschreiben. Als ein globales Team von mehr als 120.000 Kolleginnen und Kollegen teilen wir eine Reihe gemeinsamer Werte - Integrität, Intensität, Innovation und Engagement - und arbeiten zusammen, um die Forschung zu beschleunigen, komplexe wissenschaftliche Herausforderungen zu lösen, technologische Innovationen voranzutreiben und Patienten in Not zu unterstützen. #StartYourStory bei Thermo Fisher Scientific, wo unterschiedliche Erfahrungen, Hintergründe und Perspektiven geschätzt werden. Bewerben Sie sich noch heute!

Thermo Fisher Scientific setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit und die Unterstützung von Minderheiten ein und diskriminiert nicht aufgrund ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität, nationaler Herkunft, Behinderung oder eines gesetzlich geschützten Status. Die Bezahlung erfolgt gemäß Kollektivvertrag der Chem. Industrie Österreichs, das bedeutet für diese Position einen Mindestlohn auf Vollzeitbasis von € 60.977,70, brutto jährlich. Die tatsächliche Bezahlung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und individuellen Berufserfahrung.